會議需要準備哪些工作？在天行香格里拉會議承接公司看來分為三大部分，分別為會議籌備、會議中、會議后。天行戶外拓展團建公司是一家策劃、組織實施企事業團隊定制化內訓課程、團隊野外拓展活動、學校野外拓展活動、大學生野外拓展訓練、學校野外拓展、公司凝聚力拓展訓練、素質拓展活動、公司凝聚力拓展培訓、青少年野外拓展、公司拓展培訓、戶外拓展、青少年戶外拓展培訓、學校戶外拓展培訓、大學生戶外拓展運動、單位野外拓展活動等業務的專業機構。

一、會議籌備
（一）、會議資料準備注意事項：
1、在具備條件的前提下將參會人員的資料按每人次準備好，注意區分參會人員的角色（如分成會議主持、參會領導、參會普通人員），資料按照人員角色分別準備。
2、會議資料較多時，需要按照會議議程將會議資料按次序排放，最好裝訂成冊，編好頁碼，方便參會人員閱讀。
3、當參會各人員因角色不同需要不同的資料時，應當按照人員或單位將資料以文件袋裝好標注資料歸屬人員或單位，方便參會人員領取。
4、若需要給參會人員發放紀念品或禮品等，應當與會議資料一同準備好，置于資料文件袋中一并發放給參會人員。
（二）、會議通知注意事項：會議通知分為口頭通知和書面通知，其中口頭通知只適用于參會人員較少的非正式會議，書面會議通知需注意以下幾點：

1、正式的書面會議通知應包含：簡要的會議議程說明、參會人員、會議時間、會議地點等。
2、書面會議通知應通過正式途徑發送給參會人員，如OA系統、電子郵箱、網站公布等，如有必要可另行電話通知參會人員。
（三）、會議議程安排注意事項：
1、正式會議開始時一般需要解釋會議整體流程，將會議分為幾項內容，如工作匯報階段、討論階段、工作安排階段等。會議流程介紹需要整理成正式文檔作為會議主持的資料裝訂好，一般情況下沒有會議主持人的情況下可有會議組織人員介紹會議流程。
2、安排會議議程時應考慮到會議時間，盡量將會議時段安排在正常工作時段內，如9：00-11:00或者15:00-17:00，如果是跨天的會議或者占用中晚餐時間的會議需要考慮是否安排餐宿問題。

（四）、會場布置注意事項：

1、正式會議的會場應提前安排好，并在書面會議通知中告知參會人員。
2、正式會議一般需要安排好參會人員的坐席并準備好參會人員的銘牌，在會議開始前排好坐席及銘牌。
3、對于安排好坐席的會場，應將會議資料袋在會議前擺放在坐席上。
4、需要用到視頻放映或者開視頻會議時，要調試好會場的投影儀、調音臺、幕布、麥克風等器械。
5、注意各項會場的環境因素，例如溫度、燈光等，按照實際情況調整好。
6、會議組織人員應準備好各項會議記錄工具，如相機、攝像機、錄音筆等，以便于在會后做好會議總結工作。
（五）、天行怒江會議承接公司現場安排（人員入場時）注意事項：
1、會議開始前在會場入口處設立接待處，準備好簽到表，對參會人員簽到。
2、會議資料較少時可在參會人員簽到時分發給參會人員。

三、會議后
（一）整理會議記錄：
、整理好會議中的文字記錄和圖片、視頻、音頻記錄，進行備案。
2、完成會議總結材料，材料內容應包括：會議議程各項內容、主要人員發言材料、會議討論內容和總結性結論。
3、整理完成會議總結材料后報領導審批，將審批通過的材料分發至各參會人員遵照執行。
3、重要會議結束后可考慮在網上發布會議相關新聞。
以上的就是天行怒江會議承接公司為大家分享的有關會議需要準備哪些工作，希望對大家有所幫助。

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