步入職場奮斗多年，你會發現各大公司都免不了要開會，而作為職場小白的你是否對開會議的籌備組織和流程清楚呢？如果讓你來組織接待一場會議該如何下手準備？天行小編為大家分享下各大公司召開會議的接待流程。

云南天行拓展管理咨詢會務有限公司是云南最早專注于商務會獎領域，并以專業化的架構，基于客戶需求，市場洞察，整合策劃，向客戶提供全方位市場活動服務的專業化公司。提供會議會展、試乘試駕、獎勵旅游、研學旅行、冬夏令營組織策劃與執行、市場活動管理及包括AV搭建、物料制作、活動場地、演藝、拓展、勞務人員等專項資源管理在內的專業會展服務。公司服務品質不斷融合及提升，歷年來多次榮獲業界和市場廣泛認可，完善建立了以昆明、香格里拉、大理、騰沖、西雙版納、香格里拉為中心的商務會展服務圈。天行旗下有云南天行會展服務有限公司，云南天行拓展管理咨詢有限公司，香格里拉佰諾酒店管理有限公司，香格里拉天行信息技術有限公司，香格里拉天行旅行社有限責任公司等企業。

一、會議預訂
1.  如果公司沒有單獨的大型會議室，我們就需要先從各酒店預訂會場，最好是離公司最近，也方便吃住的商圈開始尋找會場，并做好預訂。
2.  會議預訂確定內容事項
1）會議時間、會議地點、公司名稱、會務組聯系人、會議人數、場地租金、免費項目、收費項目、結帳方式、其他要求。
2）會場布置形式：課桌式、劇院式、U字形、T字形、回字形、雞尾酒字形、口字型等。
3）會議用品基礎配置：大便簽紙、鉛筆（刀筆）、話筒、移動白板套裝、投影儀、幕布、會議臺，會場指示牌。（如無特殊說明，不得使用KTV系統）
4）會議收費項目：茶歇（紅茶、咖啡、綠茶、礦泉水），橫幅制作。
3.  完成會議預定流程后，一般需要提前兩天下會議通知書給各參會人員，抄送給公司上級。

二、會場布置
1.  會場布置一般由承接會議的酒店負責安排按會議通知單要求布置會場工作，會議籌備組協助酒店布置。
2.  會議期間的茶水服務由酒店方負責，會務組可以根據需求選擇茶水的品種。
3.  會議擺放標準：會議桌椅橫豎一條線，便簽橫豎一條線，鉛筆統一斜45度朝左擺放在便簽紙中心并橫邊對齊。

4.  橫幅放置最好是會場最前方或者最后方的上邊緣，方便拍照時的整體效果提現。鮮花布置可以放在講臺的最中央，最好是重要領導的前方。

三、會議開始前檢查
1.  會前檢查一般由承辦酒店帶領會務組組成檢查小組負責
2.  會前檢查要求：桌椅是否符合標準、紙筆水擺放是否符合標準、整體無垃圾、無污漬，臺面干凈、整潔。
3.  會議設備檢查要求：提前半個小時確保會議區域照明全部正常使用；夏季空調保證在25度、冬季保證在28度；會議室音響、話筒、投影等設備確保運行正常。
4.  復審會議通知單上的內容，會務組及時與酒店方跟進。

四、會議清場
1.  會場清理一般由承辦酒店負責，但作為會務組要清點下自己帶的物品和工具，整理好，以免落下。
2.  使用后的多媒體設備內的U盤或資料盡量妥善保管好，如使用酒店電腦，切記不要把重要資料留在電腦里，以免泄漏。

五、賬務結算
1、一般會務組都會有一個財務人員負責會議籌備組織的財務支出和收入。
2、結算時記得根據公司的要求開具發票（增值稅普票和專票）。
3、賬務結清后回到公司要整理下這次會議成功召開的報告以備向上級匯報。

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