對(duì)于大型培訓(xùn)會(huì)議策劃來說任何才能順利進(jìn)行呢？這對(duì)于會(huì)議的每個(gè)成員來說都非常重要，關(guān)于這個(gè)問題香格里拉會(huì)議承接公司小編帶您了解一下。
云南天行拓展管理咨詢會(huì)務(wù)有限公司是云南最早專注于商務(wù)會(huì)獎(jiǎng)?lì)I(lǐng)域，并以專業(yè)化的架構(gòu)，基于客戶需求，市場(chǎng)洞察，整合策劃，向客戶提供全方位市場(chǎng)活動(dòng)服務(wù)的專業(yè)化公司。提供會(huì)議會(huì)展、試乘試駕、獎(jiǎng)勵(lì)旅游、研學(xué)旅行、冬夏令營(yíng)組織策劃與執(zhí)行、市場(chǎng)活動(dòng)管理及包括AV搭建、物料制作、活動(dòng)場(chǎng)地、演藝、拓展、勞務(wù)人員等專項(xiàng)資源管理在內(nèi)的專業(yè)會(huì)展服務(wù)。公司服務(wù)品質(zhì)不斷融合及提升，歷年來多次榮獲業(yè)界和市場(chǎng)廣泛認(rèn)可，完善建立了以昆明、香格里拉、大理、騰沖、西雙版納、香格里拉為中心的商務(wù)會(huì)展服務(wù)圈。天行旗下有云南天行會(huì)展服務(wù)有限公司，云南天行拓展管理咨詢有限公司，香格里拉佰諾酒店管理有限公司，香格里拉天行信息技術(shù)有限公司，香格里拉天行旅行社有限責(zé)任公司等企業(yè)。
一、會(huì)議方案的制定
確定會(huì)議方案的步就是確定會(huì)議的主題。會(huì)議主題要緊緊圍繞大會(huì)總體的工作目標(biāo)任務(wù)。會(huì)議方案是會(huì)議組織安排的總綱，一套完整齊備的會(huì)議策劃方案會(huì)讓整個(gè)會(huì)議的執(zhí)行事半功倍。
二、會(huì)議場(chǎng)地的布置
在會(huì)議開始之前，大型活動(dòng)策劃者應(yīng)提前對(duì)會(huì)場(chǎng)、住地進(jìn)行勘察了解，并做相應(yīng)的會(huì)場(chǎng)布置。一是會(huì)場(chǎng)和會(huì)議用品的準(zhǔn)備布置。二是迎送接待儀式的確認(rèn)及排練。三是確保乘車安全和用餐標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)大會(huì)日程一項(xiàng)項(xiàng)地對(duì)會(huì)務(wù)細(xì)節(jié)進(jìn)行實(shí)地演練，按照提前提前兩個(gè)小時(shí)提前一個(gè)小時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)做好會(huì)議場(chǎng)地布置工作，即每一個(gè)會(huì)場(chǎng)提前布置完畢，每一項(xiàng)活動(dòng)提前部署到位;會(huì)務(wù)工作者提前兩個(gè)小時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)，一切準(zhǔn)備工作提前兩個(gè)小時(shí)就緒;全體會(huì)議時(shí)組織會(huì)議代表和列席人員提前一個(gè)小時(shí)入場(chǎng)。
為了確保會(huì)議的順利進(jìn)行，也為了讓參與會(huì)議的人員知悉整個(gè)會(huì)議流程，事先確定會(huì)議的流程圖或者流程表。
在會(huì)議執(zhí)行期間，熱情周到的會(huì)議服務(wù)工作是必不可少的。會(huì)議服務(wù)分為會(huì)場(chǎng)內(nèi)服務(wù)和會(huì)場(chǎng)外服務(wù)，涉及會(huì)議報(bào)到、食宿安排、醫(yī)療服務(wù)、車輛安排、材料分發(fā)、引導(dǎo)入座、會(huì)議記錄、錄音攝像等諸多環(huán)節(jié)。只有做好會(huì)議服務(wù)工作，才能更好地推進(jìn)會(huì)議流程的執(zhí)行。
四、會(huì)議結(jié)束的總結(jié)
一次成功的會(huì)議，離不開合理安排的會(huì)后工作。
一是統(tǒng)籌做好會(huì)后服務(wù)。要注重統(tǒng)籌銜接，提前擬定大會(huì)閉幕后系列后續(xù)會(huì)議和活動(dòng)的組織實(shí)施方案，做好組織協(xié)調(diào)工作。
二是全面做好會(huì)后總結(jié)。廣州大型活動(dòng)策劃需及時(shí)總結(jié)會(huì)務(wù)工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，對(duì)已有的會(huì)務(wù)工作流程、工作規(guī)則等進(jìn)行修改和完善，使之更加適應(yīng)新時(shí)期會(huì)務(wù)工作的需要。要注意收集會(huì)議代表對(duì)會(huì)務(wù)工作的意見和建議，認(rèn)真采納其中的合理部分，促進(jìn)辦會(huì)能力不斷提高。
三是及時(shí)整理會(huì)議資料。廣州活動(dòng)公司要牢固樹立檔案意識(shí)，在會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后都安排專人收集整理會(huì)議方案、會(huì)議通知、會(huì)議須知、發(fā)言材料、會(huì)議記錄、音像資料等會(huì)議檔案資料，按類別整理成資料匯編，為今后辦會(huì)提供工作參考。
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